سياسة الخصوصية

المؤسسة و Smart HR

لكل مؤسسة مساحة عمل خاصة بها. المؤسسة هي التي تقرر سجلات الموظفين التي تُحفظ، ومن داخل المؤسسة يراها. Smart HR يشغّل هذه المساحة.

لا يفتح الأشخاص حساباً عاماً. المؤسسة هي التي تنشئ الدخول وتحدد الدور.

السجلات في مساحة العمل

تحتفظ مساحة العمل بالسجلات التي تدخلها المؤسسة لتشغيل شؤون موظفيها. وبحسب ما تستخدمه المؤسسة، تشمل هذه السجلات:

• الاسم، والبريد الإلكتروني للعمل، والهاتف، والدور.
• الهوية الوطنية، وتاريخ الميلاد، والعنوان، وجهات اتصال الطوارئ، والمعالين، والعقود، والمستندات المرفوعة، بما فيها صورة الملف.
• الراتب، والحساب البنكي أو الآيبان، والسلف، وقسائم الرواتب، وملفات الرواتب النظامية التي ينتجها المنتج، ومنها حماية الأجور في السعودية، وتأمينات عمان، والتأمينات الاجتماعية في مصر، ومستحقات نهاية الخدمة حيث تنطبق تلك القواعد.
• الحضور، والإجازات، والمهام، والعهد، والتذاكر، والتوظيف، والأداء، وبقية الوحدات التي فعّلتها المؤسسة.

ما يستخدمه تطبيق الجوال

يطلب التطبيق الإذن فقط للإجراء الذي يقوم به الشخص. ولا يبيع هذه المعلومات، ولا يستخدمها للإعلان.

• الموقع، فقط أثناء تسجيل الحضور أو الانصراف، للتأكد أن التسجيل تم في موقع العمل. التطبيق لا يتتبع الموقع في الخلفية.
• الكاميرا، لمسح رمز الحضور وللتقاط صورة لرفعها.
• مكتبة الصور، ليتمكن الشخص من إرفاق صورة بمستند أو طلب.
• بصمة الوجه أو بصمة الإصبع أو رمز الجهاز، على الهاتف فقط، لتأكيد الشخص قبل التسجيل. قالب البصمة يبقى على الجهاز ولا يُرفع.
• قبل التسجيل، يتحقق التطبيق مما إذا كان الهاتف مكسور الحماية، أو محاكياً، أو في وضع المطوّر، أو يبلّغ عن موقع مزيف. إذا كان كذلك، يُرفض التسجيل على الهاتف.

الإشعارات وتقارير الأعطال

• إذا سُمح بالإشعارات، يحفظ التطبيق رمز Firebase Cloud Messaging حتى تتمكن مساحة العمل من إرسال إشعار إلى ذلك الجهاز.
• يرسل التطبيق تقارير الأعطال والأخطاء إلى Sentry لإصلاح أعطال المنتج. ولا تُستخدم هذه التقارير للإعلان.

من يرى السجلات

يرى الأشخاص فقط ما يسمح به دورهم في تلك المؤسسة. ومساحة عمل مؤسسة أخرى منفصلة. ويستطيع مسؤولو المؤسسة رؤية وتصدير السجلات التي يسمح بها دورهم، بما فيها ملفات الرواتب المخصصة لجهة حكومية.

مدة بقاء السجلات

تحتفظ المؤسسة بسجل التوظيف والرواتب لالتزاماتها النظامية. وبعد مغادرة الشخص، تستطيع المؤسسة إخفاء هوية البيانات الشخصية الموضحة في صفحة حذف الحساب. ويستطيع المنتج فعل ذلك تلقائياً بعد عدد الأيام الذي تحدده المؤسسة، محسوباً من نهاية الخدمة. القيمة الابتدائية 365 يوماً. وضبط المدة على 0 يوقف الخطوة التلقائية. والحجز القانوني يوقف الحذف إلى أن ترفعه المؤسسة.

طلب الحذف

يطلب الشخص ذلك من مسؤول الموارد البشرية في مؤسسته. الخطوات، وما يُزال، وما يُحفظ، موجودة في صفحة حذف الحساب.